Notulen ALV dd 15-09-09 (download)

Aanwezige leden/ouders: Menno van Appeldoorn, Marco van Apeldoorn, Kathy Ryder, Cora Schoevers, Jos Booster, Jurgen Herwijnen, Marja Smeets, Marc Flanderijn, Timo van Burgsteden, Fred van der Leest, Nazan Celikel, Mandy Marchal, Chi Sing Chang, Det Nederlof , Joost Knoop.


Afmeldingen: Thijs Kleter

Aanwezige bestuursleden:
Guus van Scharrenbrug, Bart van der Heide, Mariëtte Benschop

1. Opening en welkom
De voorzitter heet iedereen welkom in kleedkamer 6 van de sporthal Zielhorst. Een unieke lokatie als gevolg van miscommunicatie tussen CJ en SRO.

2. Mededelingen
Het kampioenschap van de Meisjes onder 12 is een prestatie van formaat, en toont aan dat het bundelen van krachten in het rayon kan werken. Een succes voor de speelsters en hun coach, maar ook een kleiner succes voor de samenwerking in het rayon.
Het is vandaag Prinsjesdag en ook bij CJ is het thema veranderen, vooruitkijken en op de kleintjes letten. Het laatste komt bij agendapunt 4 uitgebreid aan de orde.
Eind september start een nieuwe F-cursus, alle leden die op grond van hun leeftijd in aanmerking komen worden hiervoor uitgenodigd.

3. Notulen en acties ALV dd. 11 mei 2009
N.a.v. Marc Flanderijn geeft aan dat hij niet tegelijkertijd in de kascommissie kan zitten en de seniorencommissie. De seniorencommissie gaat voor hem een vervanger zoeken.
Actiepunten komen terug op de agenda van deze ALV. De notulen worden goedgekeurd met voor de laatste keer dank aan Det Nederlof voor het maken ervan.

4. Financiële zaken
Als gevolg van de eenvoudige lokatie kan de penningmeester geen presentatie geven van de cijfers, maar zal hij zijn informatie mondeling samenvatten voor de ALV.
a. Bevindingen en aanbevelingen kascommissie 2008/2009. Het is niet gelukt om eind augustus met de kascommissie te overleggen. De penningmeester geeft kort inzicht in de status van de achterstallige contributies en de inning daarvan die nog loopt. Hij geeft aan dat van het totale bedrag ca. 41% is geïncasseerd per datum vandaag, ervoor gekozen is om ca. 30% af te boeken als verlies, de resterende 28% wordt nog geïnd via betalingsregelingen, en bij bestaande leden. Het bestuur stelt voor om de kascommissie in een bijeenkomst te informeren over de stappen die gezet zijn en worden om de jaarrekening van 2008/2009 rond te krijgen met het verzoek eveneens schriftelijk een aanbeveling te doen voor al dan niet decharge. Als de kascommisie akkoord gaat, wordt de decharge in de eerstvolgende ALV verleend; bij niet akkoord zal opnieuw een ALV moeten worden georganiseerd. Gezien de werklast van de penningmeester heeft dit absolute prioriteit.
b. Begroting 2010. De penningmeester licht kort de begroting voor het boekjaar 2010 toe. Wijzigingen t.o.v. 2009 zitten in aangepaste ledenaantallen, en de toewijzing van kleinere budgetten voor trainers, clinics, materiaal en activiteiten naar de senioren en jeugdcommissie. Er is weer weinig ruimte in de begroting voor afwijkingen, en het is tevens essentieel dat de contributie voor dit jaar op tijd geïnd wordt. (zie punt c). Een ander aandachtspunt is het opschonen van het ledenbestand, de eerste opschoning volgt uit het afronden van de achterstanden 2008/2009. Maar het bestuur moet er ook op toezien dat in de toekomst regelmatig een dergelijke opschoning plaatsvindt. Van belang hierbij wordt dat de aanmelding, mutaties en afmelding van leden scherper wordt omschreven en gecontroleerd. Het bestuur komt hiervoor met een voorstel.
Een tweede voorstel is een deel van het uitvoerende budget onder voorwaarden over te dragen aan de senioren en de jeugdcommissie, ook hiervoor komt het bestuur met een voorstel naar de commissies.
c. Innen contributies. Omdat het innen van de contributies van vitaal belang is voor het bestaan van de club, worden hierover nieuwe afspraken gemaakt. Er komt een vooraankondiging op de website van CJ dat de contributies geïnd gaan worden. Dit gebeurt ook nu al twee keer per jaar, nl, in september en in januari van het lopende seizoen.
Tevens wordt de procedure van het innen overgedragen van de penningmeester naar de verantwoordelijke binnen de senioren en jeugdcommissie, hiervoor wordt binnenkort een afspraak ingepland. De penningmeester neemt hiertoe het initiatief en wordt hierbij ondersteund door de voorzitter.
Bij de jeugdcommissie neemt Frans Koster deze taak op zich, de seniorencommissie verdeelt de taken in onderling overleg.

5. Goedkeuring ALV verlengen en uitbreiden Bolwerk samenwerking
De samenwerking binnen de regio voor wat betreft het Bolwerk is uitgebreid naar de volgende vereningen: Shooters Bunschoten Spakenburg, Sparta Nijkerk, Green Giants Leusden en Redstars Soest. Deze afspraak voor samenwerking moet elk jaar herzien worden, maar het betekent dat deze verenigingen kunnen besluiten waar haalbaar en gewenst samen Bolwerkteams in te schrijven.. De bolwerkteams hebben een eigen begroting, De kosten drukken derhalve niet volledig op onze begroting, maar voor dat deel dat aan de CJ leden wordt toegeschreven.
De ALV keurt de nieuwe, met bovengenoemde verenigingen uitgebreide Bolwerk samenwerking goed en is tevens akkoord met het inschrijving van Bolwerk teams voor seizoen 2009-2010.

6. Huren zaalruimte en aanschaf materialen
Ter vervanging van de zalen in de Boogschutter is tot kerst 2009 op vrijdag De Brink in Vathorst gehuurd. E.e.a. binnen het bestaande budget voor de Boogschutter. Inmiddels zijn nieuwe activiteiten opgestart om ook naar andere ruimte om te kijken, bij voorkeur bij scholen omdat dit prijstechnisch aantrekkelijker is.
Timo van Burgsteden heeft een voorstel gemaakt voor betere afspraken rondom de ballen (zowel training als wedstrijd). In het kort betekent het dat ieder team aan het begin van het seizoen een x aantal ballen krijgt uitgereikt, die aan het eind van het seizoen moeten worden ingeleverd. Verlies van een bal betekent betalen uit eigen zak door het team. Gezien de begroting stelt hij voor om dit seizoen per team twee ballen uit te reiken en mogelijk volgend seizoen nog eens twee. Hij zoekt dit verder uit en komt terug bij de commissies en de penningmeester. Tevens geeft hij aan dat alle andere materialen tbv de wedstrijden door hem gecontroleerd en gerepareerd zijn, zodat we op 26 september a.s. goed van start kunnen gaan. Groot applaus.

7. Voorstellen voorzitters jeugd en senioren commissie
Cora Schroevers wordt benoemd als voorzitter van de jeugdcommissie. Deze commissie bestaat uit 6 leden (3 ouders en 3 oudere jeugdleden). Jos Booster wordt benoemd als voorzitter van de seniorencommissie. Deze commissie bestaat vooralsnog uit drie leden, maar er wordt gezocht naar een vierde lid om de werklast beter te kunnen verdelen.
Beiden geven aan dat zij druk bezig zijn te inventariseren wat zij denken dat hun taken zouden moeten zijn, en hoe zij die taken van het bestuur kunnen overnemen. Belangrijk voor de start is de inning van de contributie en de rol die zijn spelen als beheerder van hun budgetten en het bewaken van het takenreglement. In november vindt de eerste bestuursvergadering met de beide voorzitters plaats.
Het schema voor bestuursvergaderingen komt zsm op de website te staan.

8. Draaiboek Crackerjacks
Het draaiboek van de crackerjacks wordt node gemist, er is geen overzicht van taken, deadlines en verplichtingen naar derden. De secretaris stelt voor het draaiboek te bouwen op basis van input van iedereen binnen de club die te maken heeft met deadlines en verplichtingen. Zij verzoekt dan ook al deze leden om hun informatie aan haar te mailen, zodat zij deze in een jaarplanning (= draaiboek) kan opnemen. Het draaiboek wordt voor alle leden inzichtelijk achter My Crackerjacks op de website.
Input voor het draaiboek of vragen via secretariaat@crackerjacks.nl

9. Takenplan – reglement
Versie 0.2 van het takenplan – reglement wordt uitgereikt aan de aanwezigen. Eveneens met het verzoek om aan- of opmerkingen door te mailen aan de opsteller, zie email secretariaat@crackerjacks.nl.
Afgesproken wordt dat bij het niet en veelvuldig niet uitvoeren van de taken door een persoon of personen, de jeugd en seniorencommissie beslist over de sancties. Bij voorkeur geen financiële sancties. Dit is te arbeidsintensief en moeilijk uitvoerbaar.
Versie 0.3, waarin de meeste opmerkingen verwerkt zullen zijn, wordt zo voor de start van het seizoen op de website geplaatst. De werkbaarheid van het reglement wordt in januari 2010 en aan het eind van het seizoen getoetst, er moet altijd ruimte blijven voor verandering en verbetering.
N.a.v. de aanwezigen maken zich zorgen over de planning voor de eerste speeldag, Marja Smeets neemt contact op met de planner en checked bij de coördinator zaalwachten of alles goed geregeld is voor de 26e.

10. Rondvraag
· My crackerjacks de invoering, er komt een melding op het internet voor leden die nog geen inlogcodes en passwords ontvangen hebben. Dit seizoen is het belangrijkste doel het volledig krijgen van het gebruik van My Crackerjacks.
· Op de eerste speeldag van het seizoen wil men een minuut stilte houden voor Hatice, speelster van Mo16.1, die in juni 2009 is overleden. Joost Knoop organiseert.
· De penningmeester verzoekt hulp bij het afronden van de trainersvergoedingen voor het seizoen 2008-2009. Joost meldt zich aan.
· Afscheid van Rob Vis. De voorzitter bespreekt het met Rob zelf.

Om 22.30 dankt de voorzitter iedereen voor zijn/haar aanwezigheid in kleedkamer 6 en sluit de vergadering.
Amersfoort, 16 september 2009