Notulen ALV dd 03-02-2009

 

Aanwezige leden/ouders: Noortje van Scharrenburg, Birgit Vogels, Manon Marinus, Hans Coster, Marieke Coster , Nicole Schoonderbeek, Menno van Appeldoorn, Bas van Reeuwijk, Marc Flanderijn, Kathy Rider, Marja Smeets, Josien Eijbergen, Jackelien de Vries, Arie Cijfer, Mandy Marchal, Jos Booster, Joost Knoop, Peter van Asten , Rinke Larooy, Cora Schoevers, Marieke Koudijs, Alie van Plateringen.
Bestuur:Guus van Scharrenburg (voorzitter), Bart van der Heide (penningmeester), Det Nederlof (secretariaat).

Afmeldingen leden/ouders: Marijn Hoogland
Bestuur: Rita Ahlers (alg. bestuurslid)

Agenda:
1. opening
2. mededelingen
3. notulen dd 22-04-2008 en 23-09-2008
4. jaarrrekening
5. kascontrole
6. begroting 2009
7. samenstelling bestuur en commissies
8. rondvraag

ad 1. opening
Guus heet iedereen welkom. Is blij met deze opkomst in vergelijking met andere ALV’s een mooi aantal. Vermeldt tevens dat als alle leden/ouders zouden komen dit wel zo’n 400 mensen betreft.

2. mededelingen:
- Guus meldt dat er Bolwerkafspraken zijn gemaakt met de betreffende verenigingen middels een voorzittersoverleg.
- Peter van Asten verzoekt om te beginnen met de rondvraag , daar hij de vergadering vroegtijdig moet verlaten: hij heeft vragen tav beleid en organisatie jeugdteams.Guus meldt dat gezien de volle agenda en de opbouw van agendapunten dit helaas niet mogelijk is.

3. notulen:
- 22-04-2009: er ontbreekt het verzoek voor andere indeling trainingsuren jeugd: actie TC
- 23-09-2008: geen byzonderheden.
Hierbij worden de notulen vastgesteld.

4. Jaarrekening 2008:
Bart presenteert de cijfers van 2008 en licht het eea toe.
Het grootste knelpunt is het bedrag dat staat voor nog te innen contributies 2008 en 2007/2006.
Er zijn diverse redenen: huidige leden die niet betaald hebben, ex-leden met een achterstand, foutieve of ontbreken van de juiste gegevens. Niet iedereen heeft een automatische incasso en niet alle incasso’s kunnen geïnd worden.
Een aanmaningsronde. in september heeft wel wat opgeleverd, maar nog een groot deel niet.
Opgemerkt wordt dat de contributie 2e helft 2008 laat (nov.) geïncasseerd is.
Financiële meevallers zijn ontstaan door het niet doorgaan van de hoofdtrainer en de D-scheidsrechter.

Er is een actieplan opgesteld om in kort tijdsbestek achter niet-betalers aan te gaan:
Brief met herinnering, belronde, aanmaning, trainers informeren, tijdelijke schorsing, deurwaarder en per volgende ALV (april 2009) voordragen voor royement (huidige leden).
Marja en Jos bieden zich aan voor hulp bij de belronde.

5. kascontrole.
Manon heeft de kascontrole gedaan. Zoals bovenstaand toegelicht is er nog steeds grote zorg over de achterstand bij contributie-inning. De achterstanden moeten betaald door de (ex)leden en er moet duidelijkheid komen wat niet geind kan worden. Er ontstaat dan een reëlere jaarrekening.
Manon stelt de ALV voor nu geen decharge te verlenen, maar dit uit te stellen tot de volgende ALV in afwachting van het actieplan. De ALV gaat accoord met dit voorstel.

6. begroting 2009.
Bart presenteert de begroting van 2009.
Voordat deze kan worden vastgesteld stemt de ALV over een nieuwe contributiesysteem waarbij er een verhoging wordt voorgesteld voor de leden die op rayonnivo spelen, de rayontoeslag. Deze teams kosten op jaarbasis meer vanwege hogere trainings- en arbitragekosten.
Stemming:
1. iedereen stemt voor een rayontoeslag.
2. hoogte bedrag: minderheid is voor 25 euro toeslag en meerderheid is voor 50 euro toeslag.

Dit betekent dat er een contributieverhoging is per januari 2009 voor de rayon teams en de overige contributie 2009 gelijk blijft aan 2008.
Bart maakt hierop een nieuwe begroting 2009.

Verder:
- voor de Bolwerkteams komt een aparte begroting waarbij de kosten over de verenigingen verdeeld worden
- in 2009 zijn er 6 rayonteams (incl. Bolwerk)
- trainingsuren: jeugd t/m 12 jaar evenveel uren; boven de 12 jaar ontstaat een verschil, mede door onderscheid prestatie-recreatief.

7. samenstelling bestuur en commissies:
Het bestuur heeft alle leden een brandbrief gestuurd met daarin de vermelding dat er veel vacatures zijn en per volgende ALV 3 van de 4 bestuursleden aangegeven hebben te willen stoppen.
Daarnaast is er dringende behoefte aan het oprichten van een jeugdcommissie met afvaardiging in het bestuur.

Opmerkingen vanuit de ALV:
- Joost pleit voor vrijwilligerscoördinator die ook ouders actief benadert
- Marieke K vraagt om taakomschrijving op de website
- Zaalwachtprobleem: ook ouders structureler inzetten. Korte termijnoplossiningper team zaalwacht draaien: vraag aan Willem Jan dit te coordineren.

Aanmeldingen vanuit de ALV:
- Marieke K. wil ouders aktief benaderen.
- Marieke C. meldt zich aan voor aktiviteitencommissie
- Noortje gaat samen met Merel F-cursus organiseren
- Peter van Asten biedt zich aan voor fondsenwerving
- Jos: wil materiaalbeheer op zich nemen, te beginnen met inventarisatie van de ballen
- Jacquelien: wil in PR-commissie
- Marc : biedt zich aan als kascontrole, zijn vriendin wil meehelpen met een financiële taak.

Fijn dat er weer ‘helpende handen’ beschikbaar zijn, helaas zijn hiermee de knelpunten t.a.v. bestuursfuncties en jeugdcommissie niet opgelost.
Het bestuur zal taakomschrijvingen op de site zetten en zich beraden op vervolgstappen voortgang Crackerjacks.

8. rondvraag:
- marja: wie wil met SRO onderhandelen over zaalhuur? Guus
- marieke C.: kamp vindt plaatsin weekend van 15-17 mei in Nunspeet, er kunnen 50 tot 60 kinderen t/16 jaar mee. Vanuit bestuur is Rita kontaktpersoon.
- Marc: wat is het plan met heren 1 volgend seizoen? TC/Rob/Guus bespreken dit.
- Josien: heeft een plan voor verkoop trainingsshirts met logo à 25 euro.

Guus bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.